07 Вправа – Lagerorganisation, Auftragssteuerung und Warenversand

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Farbkontur Druckservice GmbH
Datum: 11. Juni 20XX, 10:00–11:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum neben der Produktion

Anwesende:Hanna Seifert (HS, Geschäftsführung)
Emre Celik (EC, Einkauf)
Paula Lind (PL, Lagerleitung)
Robert Falk (RF, Produktion)
Nora Beck (NB, Vertrieb)

Sitzungsleitung: Hanna Seifert
Protokollführung: Emre Celik

Tagesordnung

1. Übersicht über Materialbestände
2. Lagerplätze für laufende Kundenaufträge
3. Interne Materialanforderungen
4. Versandfertige Aufträge
5. Zeitfenster für Kurierabholungen
6. Sonstiges

TOP 1 – Übersicht über Materialbestände

PL berichtet, dass die Bestandskontrolle bisher jeweils am letzten Arbeitstag des Monats durchgeführt wurde. Dafür musste das Lager teilweise mehrere Stunden geschlossen werden. Ab Juli werden deshalb nicht mehr alle Warengruppen am selben Tag kontrolliert. Stattdessen wird jede Woche eine andere Materialgruppe gezählt. Für besonders teure Spezialmaterialien gilt eine zusätzliche Regel: Sie werden weiterhin auch zum Monatsende überprüft. HS betont, dass lediglich der organisatorische Ablauf verändert wird. Die vorgeschriebenen Bestandskontrollen werden nicht reduziert. Nach zwei Monaten soll geprüft werden, ob sich die Schließzeiten des Lagers dadurch tatsächlich verkürzen.

TOP 2 – Lagerplätze für laufende Kundenaufträge

RF berichtet, dass Material für größere Druckaufträge häufig schon mehrere Tage vor Produktionsbeginn zusammengestellt wird. Bisher lag dieses Material teilweise zusammen mit frei verfügbarem Papier. In zwei Fällen wurde dadurch bereits reserviertes Material versehentlich für einen anderen Auftrag verwendet. Künftig erhält jeder größere Auftrag einen gekennzeichneten Bereich mit der jeweiligen Auftragsnummer. Material aus diesem Bereich darf grundsätzlich nicht anderweitig verwendet werden. Eine Ausnahme ist nur nach ausdrücklicher Rücksprache mit der Produktionsleitung möglich. Zusätzliche Lagerfläche wird dafür nicht angemietet. Die bestehenden Flächen werden lediglich anders aufgeteilt.

TOP 3 – Interne Materialanforderungen

EC erklärt, dass Verbrauchsmaterial bislang häufig telefonisch oder per kurzer Nachricht angefordert wurde. Dadurch fehlten teilweise Angaben zu Menge oder Verwendungszweck. Ab dem kommenden Monat wird deshalb jede Materialanforderung über ein digitales Formular dokumentiert. Neben Artikel und Menge muss auch die Nummer des jeweiligen Produktionsauftrags angegeben werden. Dringende Anforderungen bleiben weiterhin möglich. Sie müssen jedoch ebenfalls im Formular erfasst werden, auch wenn die Ware sofort benötigt wird. Das neue Verfahren soll also nicht kurzfristige Anforderungen verhindern, sondern die Materialbewegungen besser nachvollziehbar machen.

TOP 4 – Versandfertige Aufträge

NB berichtet, dass Kunden in einigen Fällen bereits eine Versandbestätigung erhalten hatten, obwohl ihre Pakete noch im Unternehmen standen. Im bisherigen System wurde die Nachricht automatisch beim Drucken des Versandetiketts ausgelöst. Künftig wird sie erst versendet, wenn der Auftrag tatsächlich an den Transportdienst übergeben wurde. Das Versandetikett kann weiterhin bereits vorher erstellt werden. Für Selbstabholer gilt eine andere Regel: Sie erhalten ihre Benachrichtigung wie bisher, sobald der Auftrag am Abholplatz bereitsteht. Die Änderung betrifft daher ausschließlich Aufträge, die tatsächlich versendet werden.

TOP 5 – Zeitfenster für Kurierabholungen

PL berichtet, dass die Kurierfahrer derzeit zu sehr unterschiedlichen Zeiten eintreffen. Dadurch stehen verpackte Sendungen teilweise über längere Zeit im Bereich vor dem Lagerausgang. Mit dem Transportdienst wurde vereinbart, für vier Wochen zwei feste Abholzeiten zu erproben: eine am späten Vormittag und eine am Nachmittag. Während dieser Zeit wird dokumentiert, wie viele Sendungen zu den vorgesehenen Zeiten tatsächlich bereitstehen und wie oft zusätzliche Abholungen notwendig sind. Nach Ablauf der vier Wochen wird zunächst ausgewertet. Erst danach wird entschieden, ob feste Abholzeiten dauerhaft vereinbart werden. Eine dauerhafte Änderung wurde heute noch nicht beschlossen.

TOP 6 – Sonstiges

HS bittet die Abteilungen, Probleme mit dem neuen Verfahren für Materialanforderungen direkt an EC zu melden. PL soll außerdem bis zur nächsten Sitzung dokumentieren, wie häufig reservierte Lagerflächen früher als geplant frei werden. Auf Grundlage dieser Daten wird später geprüft, ob die neue Flächenaufteilung angepasst werden sollte.Die nächste Sitzung findet am 17. Juli um 10:00 Uhr statt.