02 Вправа – Digitalisierung, Qualitätssicherung und Weiterbildung

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Klartext Übersetzungsservice GmbH
Datum: 7. November 20XX, 10:00–11:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum 3

Anwesende:Daniel Reuter (DR, Geschäftsführung)
Aylin Demir (AD, Projektleitung)
Felix Urban (FU, IT-Abteilung)
Judith Kern (JK, Qualitätssicherung)
Sonja Berg (SB, Personalentwicklung)

Sitzungsleitung: Aylin Demir
Protokollführung: Sonja Berg

Tagesordnung

1. Rückblick auf das letzte Quartal
2. Digitales Terminologieportal
3. Qualitätskontrolle bei Dateilieferungen
4. Datenaustausch mit freien Übersetzenden
5. Interne Weiterbildung
6. Sonstiges

TOP 1 – Rückblick auf das letzte Quartal

AD eröffnet die Sitzung und stellt die aktuellen Kennzahlen vor. Im letzten Quartal wurden mehr Aufträge fristgerecht abgeschlossen als im vorherigen Quartal. Gleichzeitig nahm jedoch der Anteil kurzfristiger Änderungswünsche von Kunden zu. Besonders häufig wurden nach der ursprünglichen Auftragserteilung andere Dateiformate oder zusätzliche Sprachversionen verlangt. AD weist darauf hin, dass aus den Zahlen nicht hervorgeht, dass die Änderungswünsche zu weniger fristgerecht abgeschlossenen Aufträgen geführt haben. DR bittet die Projektleitung, bis zur nächsten Besprechung zu prüfen, wie solche Änderungen künftig früher erfasst werden können.

Eine Änderung des bisherigen Bestellprozesses wurde heute noch nicht beschlossen.

TOP 2 – Digitales Terminologieportal

JK berichtet über ein neues Terminologieportal, das seit sechs Wochen von drei Projektteams getestet wird. Dort können häufig verwendete Fachbegriffe zusammen mit freigegebenen Übersetzungen und kurzen Hinweisen hinterlegt werden. Die bisherigen Erfahrungen sind positiv. Vor allem bei umfangreichen technischen Projekten wurden weniger unterschiedliche Übersetzungen für denselben Fachbegriff verwendet. Deshalb soll das Portal ab Januar in allen technischen Projekten eingesetzt werden. Andere Fachbereiche werden zunächst nicht einbezogen. Nach drei weiteren Monaten wird geprüft, ob das System auch für juristische und wirtschaftliche Texte geeignet ist. Übersetzende können selbst neue Begriffe vorschlagen. Verbindlich werden diese jedoch erst nach einer Prüfung durch die Qualitätssicherung.

TOP 3 – Qualitätskontrolle bei Dateilieferungen

AD berichtet über neun Aufträge, die in den vergangenen zwei Monaten nachträglich bearbeitet werden mussten. Bei sechs Aufträgen war die Übersetzung sprachlich korrekt, aber Dateiname, Dateiformat oder Ordnerstruktur entsprachen nicht vollständig den Kundenangaben. Bei den übrigen drei Aufträgen fehlten einzelne Textpassagen. Ab Dezember führt die Projektleitung deshalb zusätzlich eine digitale Abschlusskontrolle ein. Vor dem Versand muss bestätigt werden, dass alle erforderlichen Dateien vorhanden sind und den technischen Vorgaben entsprechen. JK betont, dass diese technische Abschlusskontrolle die bestehende sprachliche Qualitätskontrolle nicht ersetzt. Beide Prüfungen bleiben notwendig und haben unterschiedliche Aufgaben.

TOP 4 – Datenaustausch mit freien Übersetzenden

FU stellt das neue Verfahren für den Datenaustausch vor. Dateien werden künftig nicht mehr als E-Mail-Anhang verschickt. Für jeden einzelnen Auftrag erzeugt das System stattdessen einen eigenen Download- und Upload-Link. Dieser Link gilt nur für das betreffende Projekt und verliert fünf Tage nach dem vereinbarten Abgabetermin automatisch seine Gültigkeit. Sind danach noch Korrekturen notwendig, kann die Projektleitung einen neuen Link erstellen lassen. Bevor freie Übersetzende erstmals mit dem System arbeiten, müssen sie eine Datenschutzerklärung bestätigen. Dadurch erhalten sie jedoch keinen allgemeinen Zugang zu den internen Projektordnern.

TOP 5 – Interne Weiterbildung

SB stellt ein neues Weiterbildungskonzept vor. Anstelle einer einzigen ganztägigen Veranstaltung werden mehrere kurze Lernmodule angeboten. Das erste Modul behandelt das Terminologieportal und dauert ungefähr 45 Minuten. Beschäftigte, die im Portal Begriffe prüfen und verbindlich freigeben, müssen das Modul bis Ende Januar absolvieren. Für die übrigen Beschäftigten ist die Teilnahme freiwillig. Sie können sich stattdessen eine kurze Einführung im Intranet ansehen. Am Ende des Moduls wird ein kleiner Online-Test durchgeführt. Er dient ausschließlich der Lernkontrolle und wird nicht benotet.

TOP 6 – Sonstiges

DR berichtet, dass mehrere Teams zusätzliche Monitore für die Arbeit mit umfangreichen Dokumenten angefragt haben. Die IT-Abteilung soll zunächst feststellen, wie viele Geräte tatsächlich benötigt werden und welche Arbeitsplätze dafür geeignet sind. Eine Bestellung wurde bisher nicht genehmigt. Die Ergebnisse werden bei der nächsten Sitzung am 9. Dezember vorgestellt.