16 Вправа – Rechnungsbearbeitung, Budgetkontrolle und Zahlungsabläufe

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Stadtfaden Innenausbau GmbH
Datum: 12. November 20XX, 9:00–10:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum der Verwaltung

Anwesende:Theresa König (TK, Geschäftsführung)
Adil Weber (AW, Buchhaltung)
Monika Berg (MB, Projektleitung)
Jonas Reuter (JR, Einkauf)
Elisa Frank (EF, Verwaltung)

Sitzungsleitung: Theresa König
Protokollführung: Elisa Frank

Tagesordnung

1. Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung
2. Zuordnung von Rechnungen zu Projekten
3. Prüfung zusätzlicher Leistungen
4. Zahlungszeitpunkte bei größeren Aufträgen
5. Übersicht über Projektbudgets
6. Sonstiges

TOP 1 – Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung

AW berichtet, dass bei mehreren Lieferantenrechnungen zuletzt Positionen aufgeführt waren, die sich nicht unmittelbar mit der ursprünglichen Bestellung vergleichen ließen. Dabei handelte es sich hauptsächlich um Transport-, Verpackungs- oder Bearbeitungskosten, die auf der Bestellung nicht einzeln ausgewiesen worden waren. Die Rechnungsbeträge waren rechnerisch korrekt. Unklar war jedoch teilweise, ob die zusätzlichen Kosten bereits zum vereinbarten Preis gehörten oder separat berechnet werden durften. Künftig dokumentiert der Einkauf deshalb bei Bestellungen über 2.000 Euro, welche Nebenkosten im vereinbarten Preis enthalten sind. Taucht auf einer Rechnung später eine zusätzliche Position auf, wird zunächst geprüft, ob dafür eine Vereinbarung besteht. Eine zusätzliche Position führt somit nicht automatisch dazu, dass die gesamte Rechnung zurückgewiesen wird.

TOP 2 – Zuordnung von Rechnungen zu Projekten

EF berichtet, dass einige Rechnungen ohne eindeutige Projektnummer eingehen. Dadurch entsteht zusätzlicher Aufwand, obwohl sich der zugehörige Auftrag in vielen Fällen über andere Angaben feststellen lässt. Ab Januar wird deshalb bereits auf jeder Bestellung die Projektnummer angegeben. Die Lieferanten sollen diese Nummer anschließend auch auf ihre Rechnung übernehmen. Fehlt sie dennoch, prüft die Verwaltung Bestellnummer, Lieferdatum und Lieferadresse, um die Rechnung dem richtigen Projekt zuzuordnen. Eine neue Rechnung ist allein wegen der fehlenden Projektnummer nicht notwendig. Nur wenn wesentliche Rechnungsangaben fehlerhaft sind, muss der Lieferant das Dokument korrigieren.

TOP 3 – Prüfung zusätzlicher Leistungen

MB weist darauf hin, dass externe Handwerksfirmen während laufender Projekte gelegentlich zusätzliche Arbeiten ausführen, die im ursprünglichen Auftrag nicht enthalten waren. Solche Leistungen dürfen nur zur Zahlung freigegeben werden, wenn nachvollziehbar dokumentiert ist, wer die zusätzliche Arbeit beauftragt oder genehmigt hat. Ist die Arbeit bereits durchgeführt worden, aber die Freigabe nicht eindeutig dokumentiert, prüft zunächst die Projektleitung, wie der Auftrag zustande gekommen ist. Die Buchhaltung prüft anschließend die Rechnung, entscheidet jedoch nicht selbst über die fachliche Notwendigkeit der zusätzlichen Arbeit. Solange die Beauftragung ungeklärt ist, wird die betreffende Rechnungsposition nicht zur Zahlung freigegeben. Dass die Leistung bereits erbracht wurde, reicht also allein nicht aus.

TOP 4 – Zahlungszeitpunkte bei größeren Aufträgen

JR stellt die neue Zahlungsregelung eines Bodenbelagslieferanten vor. Für Aufträge über 15.000 Euro verlangt der Lieferant künftig eine Zahlung in zwei Schritten. 30 Prozent werden nach der verbindlichen Auftragsbestätigung fällig. Der verbleibende Betrag wird erst nach vollständiger Lieferung bezahlt. Bisher wurde der gesamte Rechnungsbetrag nach der Lieferung beglichen. Die Geschäftsführung akzeptiert das neue Modell unter der Voraussetzung, dass vor der ersten Teilzahlung sowohl eine verbindliche Auftragsbestätigung als auch ein bestätigter Liefertermin vorliegen. Die erste Zahlung bedeutet ausdrücklich nicht, dass die Ware bereits geliefert oder abgenommen wurde. Für Bestellungen bis 15.000 Euro bleibt die bisherige Regelung bestehen.

TOP 5 – Übersicht über Projektbudgets

AW stellt eine überarbeitete interne Budgetübersicht vor. Bislang wurden dort hauptsächlich Rechnungen angezeigt, die bereits verbucht worden waren. Dadurch konnte ein Projektbudget noch frei erscheinen, obwohl bereits verbindliche Bestellungen vorlagen, zu denen noch keine Rechnung eingegangen war. Künftig werden deshalb zusätzlich verbindlich bestellte, aber noch nicht berechnete Leistungen als erwartete Kosten angezeigt. Diese Beträge erscheinen getrennt von den bereits gebuchten Rechnungen. So soll besser erkennbar werden, welcher Teil des Budgets durch bestehende Bestellungen bereits gebunden ist. Erwartete Kosten sind jedoch weder bereits gebuchte Rechnungen noch tatsächlich bezahlte Ausgaben.

TOP 6 – Sonstiges

EF schlägt vor, die häufigsten Gründe für Rückfragen zu Lieferantenrechnungen drei Monate lang zu erfassen. Unterschieden werden unter anderem fehlende Projektnummern, ungeklärte Zusatzleistungen und Abweichungen von vereinbarten Bestellpreisen. Anschließend soll geprüft werden, bei welchen Projekttypen oder Lieferanten besonders häufig Klärungsbedarf entsteht. Die Ergebnisse dienen zunächst der Verbesserung der internen Abläufe. Über Änderungen bestehender Lieferantenverträge wird erst auf Grundlage der späteren Auswertung entschieden.

Die nächste Sitzung findet am 15. Januar um 9:00 Uhr statt.