08 Вправа – Seminarorganisation, Verpflegung und interne Abläufe

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Lernhafen Seminarzentrum GmbH
Datum: 19. August 20XX, 11:00–12:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum im Verwaltungsgebäude

Anwesende:Claudia Renner (CR, Geschäftsführung)
Sami Berger (SB, Veranstaltungsplanung)
Luisa Hahn (LH, Küche)
Martin Voss (MV, Buchhaltung)
Daria Engel (DE, Kundenbetreuung)

Sitzungsleitung: Claudia Renner
Protokollführung: Daria Engel

Tagesordnung

1. Rückmeldungen zu den Seminarpausen
2. Bestellung von Getränken
3. Angaben zu besonderen Ernährungsformen
4. Änderungen kurz vor Veranstaltungsbeginn
5. Interne Nutzung von Seminarpaketen
6. Sonstiges

TOP 1 – Rückmeldungen zu den Seminarpausen

DE berichtet über die Auswertung der letzten Kundenbefragungen. Die Qualität der Verpflegung wurde überwiegend positiv bewertet. Mehrfach wurde jedoch kritisiert, dass die Mittagspause bei einigen Tagesseminaren zu kurz gewesen sei. Die Veranstaltungsplanung prüft deshalb künftig bereits bei der Erstellung des Tagesprogramms, ob zwischen Vormittags- und Nachmittagsblock mindestens 45 Minuten Pause eingeplant werden können. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Seminare automatisch länger dauern. Wenn ein besonders umfangreiches Programm vorgesehen ist, sollen zunächst andere Pausenzeiten oder einzelne Programmpunkte angepasst werden. Ziel ist, eine ausreichende Mittagspause zu ermöglichen, ohne die Veranstaltungsdauer grundsätzlich zu verlängern.

TOP 2 – Bestellung von Getränken

LH berichtet, dass bei kleineren Veranstaltungen häufig mehr Mineralwasser vorbereitet wird, als tatsächlich benötigt wird. Für Gruppen mit bis zu 15 Personen werden künftig zunächst zwei Flaschen pro Person und Seminartag bereitgestellt. Zusätzliche Getränke können während der Veranstaltung jederzeit nachgebracht werden. Die Zahl von zwei Flaschen stellt deshalb keine maximale Ausgabemenge dar, sondern dient lediglich der ersten Planung. Für Kaffee und Tee wird keine feste Menge pro Person festgelegt, da der Verbrauch stark vom Ablauf des Seminars abhängt. Ziel der neuen Regelung ist es vor allem, unnötig geöffnete Flaschen zu vermeiden.

TOP 3 – Angaben zu besonderen Ernährungsformen

DE berichtet, dass Hinweise wie „vegetarisch“, „vegan“ oder „glutenfrei“ bisher teilweise erst kurz vor Veranstaltungsbeginn telefonisch mitgeteilt wurden. Ab September enthält jede Online-Anmeldung deshalb ein eigenes Feld für besondere Ernährungsformen. Die Angaben werden automatisch an die Küche weitergeleitet. Dadurch entsteht jedoch noch keine verbindliche Zusage, dass jede gewünschte Verpflegung angeboten werden kann. Bei seltenen oder besonders anspruchsvollen Anforderungen prüft LH zunächst, ob die Küche diese zuverlässig umsetzen kann. Ist das nicht möglich, informiert die Kundenbetreuung den Gast und stimmt eine geeignete Alternative ab.

TOP 4 – Änderungen kurz vor Veranstaltungsbeginn

SB erklärt, dass Firmenkunden häufig noch am Tag vor einem Seminar Teilnehmer austauschen oder zusätzliche Personen anmelden. Solche Änderungen bleiben grundsätzlich möglich. Erhöht sich die Teilnehmerzahl jedoch um mehr als fünf Personen, muss die Veranstaltungsplanung zunächst prüfen, ob Raumgröße und Verpflegungskapazität ausreichen. Erst nach dieser Prüfung darf die Kundenbetreuung die zusätzlichen Plätze verbindlich bestätigen. Ein reiner Austausch von Personen bei unveränderter Gesamtzahl löst diese zusätzliche Kapazitätsprüfung nicht aus. Auch eine Erhöhung um fünf Personen oder weniger kann angenommen werden, sofern keine anderen organisatorischen Probleme bestehen.

TOP 5 – Interne Nutzung von Seminarpaketen

MV berichtet, dass interne Abteilungen bei Besprechungen bisher dieselben vollständigen Verpflegungspakete bestellen konnten wie externe Kunden. Dabei wurden häufig Leistungen gebucht, die später gar nicht benötigt wurden. Künftig können interne Teams deshalb Kaffee, Getränke und kleine Snacks auch einzeln auswählen. Ein Mindestbestellwert ist nicht vorgesehen. Die Kosten werden weiterhin dem jeweiligen internen Bereich zugeordnet. Für externe Seminarkunden bleibt das bisherige Paketangebot unverändert. Die neue Regelung betrifft also nur interne Veranstaltungen.

TOP 6 – Sonstiges

LH berichtet, dass bei größeren Veranstaltungen manchmal zusätzliche Warmhaltekapazität benötigt wird. Bevor eigene mobile Warmhalteboxen angeschafft werden, dokumentiert die Küche bei den nächsten vier Großveranstaltungen, wie häufig tatsächlich zusätzlicher Bedarf entsteht. Erfasst wird außerdem, ob ausgeliehene Geräte ausgereicht haben. Erst nach dieser Auswertung entscheidet die Geschäftsführung, ob eigene Geräte gekauft oder weiterhin nur bei Bedarf ausgeliehen werden. Eine Anschaffung wurde heute noch nicht beschlossen. Die nächste Sitzung findet am 24. September um 11:00 Uhr statt.