21. Вправа: Arbeitsorganisation und konzentriertes Arbeiten
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Cornelia, vor 25 Minuten — Schlage vor, die Themen vor jedem Termin zu sammeln und daraus eine kurze Tagesordnung zu erstellen. Für jeden Punkt können eine verantwortliche Person und ein Zeitrahmen festgelegt werden. Beschäftigte, die nur für ein bestimmtes Thema benötigt werden, müssen möglicherweise nicht während des gesamten Treffens anwesend sein. Die wichtigsten Entscheidungen sollten anschließend kurz dokumentiert werden.
Hamza, vor zwei Stunden — Nach einer längeren Abwesenheit sortiere ich mein Postfach zunächst nach Projekten und Absendern. Automatische Filter können Newsletter und allgemeine Mitteilungen von wichtigen Kundenanfragen trennen. Erst danach beginne ich mit der Bearbeitung. So übersehe ich seltener Nachrichten, die während meines Urlaubs eingegangen sind.
Regine, vor einer Stunde — Ich nutze für meine tägliche Planung ebenfalls eine kostenpflichtige Aufgaben-App. Darin kann ich wiederkehrende Tätigkeiten anlegen, Erinnerungen einstellen und erledigte Aufgaben archivieren. Besonders hilfreich finde ich die Wochenübersicht, weil ich damit freie Zeitfenster schneller erkenne. Gegenüber meinem früheren Standardprogramm bietet die App deutlich mehr Möglichkeiten, Aufgaben nach eigenen Kriterien zu sortieren.
Barış, vor 15 Minuten — Trage bestimmte Arbeitsphasen sichtbar in den gemeinsamen Kalender ein und kennzeichne deinen Status entsprechend. Vereinbart gleichzeitig, zu welchen Zeiten Fragen gesammelt oder direkt gestellt werden können. Für wirklich dringende Fälle sollte es einen klaren Kontaktweg geben. Nach einer Testphase könnt ihr prüfen, ob sich dadurch die Zahl der Unterbrechungen verringert hat.
Klara, vor drei Stunden — Nach unseren Abteilungsbesprechungen verschicken wir eine kurze Zusammenfassung, die nach Themen geordnet ist. Darin werden Entscheidungen und offene Fragen festgehalten. Wer einzelne Informationen später noch einmal benötigt, kann sie dadurch schnell nachlesen. Besonders Kollegen, die nicht anwesend waren, erhalten so einen Überblick über die besprochenen Punkte.
Mehmet, vor 40 Minuten — Legt gemeinsam fest, welches System für Arbeitsaufträge verbindlich ist. Neue Aufgaben sollten dort mit einer zuständigen Person, einem eindeutigen Termin und dem aktuellen Bearbeitungsstand erfasst werden. Nachrichten in anderen Kanälen können auf diesen Eintrag verweisen, sollten aber keine abweichenden Fristen enthalten.
Cornelia, vor 25 Minuten — Schlage vor, die Themen vor jedem Termin zu sammeln und daraus eine kurze Tagesordnung zu erstellen. Für jeden Punkt können eine verantwortliche Person und ein Zeitrahmen festgelegt werden. Beschäftigte, die nur für ein bestimmtes Thema benötigt werden, müssen möglicherweise nicht während des gesamten Treffens anwesend sein. Die wichtigsten Entscheidungen sollten anschließend kurz dokumentiert werden.
Hamza, vor zwei Stunden — Nach einer längeren Abwesenheit sortiere ich mein Postfach zunächst nach Projekten und Absendern. Automatische Filter können Newsletter und allgemeine Mitteilungen von wichtigen Kundenanfragen trennen. Erst danach beginne ich mit der Bearbeitung. So übersehe ich seltener Nachrichten, die während meines Urlaubs eingegangen sind.
Regine, vor einer Stunde — Ich nutze für meine tägliche Planung ebenfalls eine kostenpflichtige Aufgaben-App. Darin kann ich wiederkehrende Tätigkeiten anlegen, Erinnerungen einstellen und erledigte Aufgaben archivieren. Besonders hilfreich finde ich die Wochenübersicht, weil ich damit freie Zeitfenster schneller erkenne. Gegenüber meinem früheren Standardprogramm bietet die App deutlich mehr Möglichkeiten, Aufgaben nach eigenen Kriterien zu sortieren.
Barış, vor 15 Minuten — Trage bestimmte Arbeitsphasen sichtbar in den gemeinsamen Kalender ein und kennzeichne deinen Status entsprechend. Vereinbart gleichzeitig, zu welchen Zeiten Fragen gesammelt oder direkt gestellt werden können. Für wirklich dringende Fälle sollte es einen klaren Kontaktweg geben. Nach einer Testphase könnt ihr prüfen, ob sich dadurch die Zahl der Unterbrechungen verringert hat.
Klara, vor drei Stunden — Nach unseren Abteilungsbesprechungen verschicken wir eine kurze Zusammenfassung, die nach Themen geordnet ist. Darin werden Entscheidungen und offene Fragen festgehalten. Wer einzelne Informationen später noch einmal benötigt, kann sie dadurch schnell nachlesen. Besonders Kollegen, die nicht anwesend waren, erhalten so einen Überblick über die besprochenen Punkte.
Mehmet, vor 40 Minuten — Legt gemeinsam fest, welches System für Arbeitsaufträge verbindlich ist. Neue Aufgaben sollten dort mit einer zuständigen Person, einem eindeutigen Termin und dem aktuellen Bearbeitungsstand erfasst werden. Nachrichten in anderen Kanälen können auf diesen Eintrag verweisen, sollten aber keine abweichenden Fristen enthalten.
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