19 Вправа: Digitale Reiseunterlagen und betriebliche Konfliktlotsen

Bearbeiten Sie die Aufgaben 6 bis 9 zu den beiden Texten.

Entscheiden Sie bei den entsprechenden Aussagen, ob sie mit dem Inhalt des Textes übereinstimmen. Wählen Sie bei den weiteren Aufgaben jeweils die passende Antwort a, b oder c aus.

Die Beschäftigten der Novaris Steuerberatung erhalten für jede Dienstreise eine digitale Reisemappe. Darin befinden sich Fahrkarten, Terminangaben und Links zu den benötigten Arbeitsunterlagen. Die Links werden 24 Stunden vor Reisebeginn aktiviert und verlieren 48 Stunden nach der Rückkehr automatisch ihre Gültigkeit.

Kundendaten werden nicht dauerhaft auf dem Dienstgerät gespeichert. Sie können ausschließlich in einem geschützten virtuellen Arbeitsbereich bearbeitet werden. Eine Speicherung für die spätere Offline-Nutzung ist nicht möglich. Muss während der Reise ein Dokument ausgedruckt werden, darf dafür nur ein zuvor freigegebener Partnerarbeitsplatz genutzt werden. Drucker in Hotels, Bahnhöfen oder öffentlich zugänglichen Geschäftszentren sind ausgeschlossen.

Zum Aufladen der Geräte sollen die Beschäftigten das mitgeführte Netzteil verwenden. Öffentliche USB-Ladeanschlüsse dürfen wegen möglicher Datenzugriffe nicht genutzt werden. Für längere Zugfahrten gehören außerdem ein Sichtschutzfilter und kabelgebundene Kopfhörer zur Reiseausstattung.

Bei Verlust eines Geräts kann über jedes andere internetfähige Gerät das Notfallportal geöffnet werden. Nach Eingabe der persönlichen Wiederherstellungsnummer wird das verlorene Gerät gesperrt. Das Portal erzeugt anschließend eine Vorgangsnummer, die innerhalb von zwölf Stunden an die IT-Sicherheitsstelle weitergeleitet werden muss. Ob ein Ersatzgerät benötigt wird, entscheidet die zuständige Projektleitung.

Die Reimer Versandlogistik setzt geschulte Konfliktlotsen ein. Über ein digitales Formular können Beschäftigte zunächst eine Situation beschreiben, ohne die Namen anderer Beteiligter anzugeben. Innerhalb von zwei Arbeitstagen meldet sich ein Lotse und klärt, welche Form der Unterstützung geeignet ist.

Zur Auswahl stehen ein Informationsgespräch, ein persönliches Coaching und eine sogenannte Pendelvermittlung. Bei der Pendelvermittlung spricht der Lotse getrennt mit den beteiligten Personen. Vorschläge oder Nachrichten werden nur weitergegeben, wenn die Person, von der sie stammen, vorher zugestimmt hat. Ein gemeinsames Treffen ist bei diesem Verfahren nicht erforderlich.

Die Konfliktlotsen dokumentieren lediglich die vereinbarten nächsten Schritte. Persönliche Einschätzungen und ausführliche Gesprächsinhalte werden nicht in der Fallakte gespeichert. Wird ein Vorgang 30 Tage lang nicht fortgesetzt, schließt das System ihn automatisch. Die betroffene Person kann später eine neue Anfrage stellen.

Treten in einem Arbeitsbereich wiederholt ähnliche Schwierigkeiten auf, dürfen die Konfliktlotsen der Organisationsentwicklung allgemeine Verbesserungen vorschlagen. Dabei werden weder Namen noch einzelne Fälle genannt. Hinweise auf mögliche Straftaten, schwere Sicherheitsverstöße oder finanzielle Manipulationen gehören nicht zu ihren Aufgaben. Solche Sachverhalte müssen über das geschützte Compliance-Portal gemeldet werden.