07 Вправа - Falscher Reinigungsrhythmus im Büro

Lesen Sie die interne E-Mail und die Nachricht der Kundin. Wählen Sie bei den Aufgaben 19 und 20 jeweils die richtige Antwort. Schreiben Sie anschließend die in Aufgabe 21 verlangte E-Mail.

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Interne E-Mail

Erhalten: Donnerstag, 10:40 Uhr

Von: Britta Hansen, Teamleitung Reinigungsservice

An: Karim Engel

Betreff: WG: Fehlende Reinigungstermine im Wochenplan

Hallo Herr Engel,

bitte beantworten Sie die Nachricht von Frau Martens und entschuldigen Sie sich für die ausgefallenen Reinigungstermine.

Bei der Einrichtung des Auftrags wurde in unserer Planungssoftware versehentlich ein vierzehntägiger Rhythmus ausgewählt. Vereinbart sind jedoch zwei Einsätze pro Woche. Unsere Mitarbeiter haben deshalb nur für jeden zweiten Montag einen Arbeitsauftrag erhalten. Die Kundin hat keine Änderung des Reinigungsrhythmus veranlasst.

Der Plan ist inzwischen korrigiert. Ab kommender Woche kommt unser Team montags und donnerstags nach Büroschluss. Die Kundin erhält heute noch eine Übersicht der Termine für den nächsten Monat.

Vor dem angekündigten Besuch möchten wir die Räume zusätzlich diesen Samstag von 9 bis 12 Uhr kostenlos reinigen. Dieser Einsatz kommt zu den regulären Terminen hinzu. Unsere Zugangskarten funktionieren allerdings nur an Werktagen. Fragen Sie Frau Martens deshalb, ob sie die Karten für Samstag freischalten lassen kann. Falls das nicht möglich ist, müsste eine berechtigte Person unserem Team die Tür öffnen.

Bitten Sie um eine Rückmeldung bis morgen um 14 Uhr. Erst wenn der Zugang geklärt ist, können wir den Samstagstermin verbindlich bestätigen. Künftig überprüfen wir bei neuen Aufträgen gemeinsam mit der Kundenseite die ersten vier Wochen des Einsatzplans.

Freundliche Grüße

Britta Hansen

Nachricht der Kundin

Gesendet: Donnerstag, 09:50 Uhr
**Von: Lena Martens, Ingenieurbüro Raumplan
**An: Britta Hansen
**Betreff: Fehlende Reinigungstermine im Wochenplan

Sehr geehrte Frau Hansen,

seit vier Wochen reinigt Ihr Unternehmen unsere Büroräume. Laut Auftragsbestätigung soll Ihr Team jeweils montags und donnerstags kommen. Bisher fanden jedoch nur zwei Einsätze statt: am ersten und am dritten Montag.

Zunächst dachten wir, dass lediglich ein einzelner Termin ausgefallen sei. Gestern haben wir dann die Terminübersicht in Ihrem Kundenportal geöffnet. Dort ist die Reinigung tatsächlich nur alle zwei Wochen eingetragen. Eine solche Änderung haben wir weder gewünscht noch bestätigt.

Mit den beiden durchgeführten Reinigungen waren wir zufrieden. Die langen Abstände führen allerdings dazu, dass sich besonders im Eingangsbereich deutlich sichtbarer Schmutz ansammelt.

Am kommenden Montag beginnt bei uns eine mehrtägige Bewerbungsrunde. Deshalb reicht es diesmal nicht aus, wenn Ihr Team erst am Montagabend kommt. Können Sie vorher eine zusätzliche Reinigung organisieren? Die regelmäßigen Termine am Montag und Donnerstag möchten wir weiterhin beibehalten.

Bitte beachten Sie, dass unser Büro am Wochenende geschlossen ist. Die für Ihr Team ausgegebenen Zugangskarten sind samstags und sonntags nicht aktiviert. Eine Reinigung außerhalb der üblichen Tage muss deshalb vorher mit uns abgestimmt werden.

Mit freundlichen Grüßen

Lena Martens

Aufgabe 21

Verfassen Sie im Namen Ihres Unternehmens eine Antwort auf die Kundennachricht. Berücksichtigen Sie die Anweisungen Ihrer Teamleitung und erläutern Sie das weitere Vorgehen. Formulieren Sie Ihre E-Mail sachlich und höflich, mit einer passenden Anrede und einem freundlichen Abschluss.