12 Упражнение – Arbeitsorganisation, Erreichbarkeit und Projektübergabe

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Kapitelklar Redaktionsservice GmbH
Datum: 15. April 20XX, 10:00–11:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum der Redaktion

Anwesende:Maren Scholz (MS, Geschäftsführung)
Bilal Neumann (BN, Redaktionsleitung)
Katja Reimann (KR, Kundenbetreuung)
Simon Adler (SA, Personalabteilung)
Dana Wolf (DW, Betriebsrat)

Sitzungsleitung: Maren Scholz
Protokollführung: Simon Adler

Tagesordnung

1. Auswertung der Arbeitsunterbrechungen
2. Zeitfenster für konzentrierte Textarbeit
3. Kundenanfragen am Tagesende
4. Übergabe dringender Projekte
5. Kurzfristige Änderungsaufträge
6. Sonstiges

TOP 1 – Auswertung der Arbeitsunterbrechungen

BN berichtet über eine zweiwöchige interne Erhebung. Besonders bei umfangreichen Korrekturaufträgen wurden Arbeitsphasen häufig durch Telefonate, interne Rückfragen oder spontane Abstimmungen unterbrochen. Die Auswertung zeigt jedoch, dass nicht nur Kundenanfragen zu Unterbrechungen führen. Auch interne Fragen werden häufig sofort gestellt, obwohl sie in vielen Fällen bis zu einem späteren Zeitpunkt warten könnten. Auffällig ist außerdem, dass besonders kurze Unterbrechungen einzeln kaum Zeit kosten, ihre häufige Wiederholung aber dazu führt, dass Beschäftigte sich immer wieder neu in komplexe Texte einarbeiten müssen. Die Redaktionsleitung möchte deshalb zunächst die interne Kommunikation besser strukturieren. Eine Verringerung der Kundenkontakte ist nicht vorgesehen.

TOP 2 – Zeitfenster für konzentrierte Textarbeit

Ab Mai können Redaktionsmitarbeitende an drei Vormittagen pro Woche jeweils einen zweistündigen Fokusblock im Kalender markieren. Während dieses Zeitraums sollen nicht dringende interne Rückfragen gesammelt und erst nach dem Fokusblock gestellt werden. Die Kundenbetreuung bleibt normal erreichbar. Betrifft eine Nachricht jedoch eine Veröffentlichung, die noch am selben Tag erfolgen muss, darf die zuständige Redaktion weiterhin sofort kontaktiert werden. Der Fokusblock bedeutet daher keine vollständige Nichterreichbarkeit. Er zählt außerdem zur regulären Arbeitszeit und führt weder zu einer Verkürzung noch zu einer Verlängerung des Arbeitstages. Nach etwa zwei Monaten soll ausgewertet werden, ob sich die Zahl verspäteter Korrekturen verändert hat.

TOP 3 – Kundenanfragen am Tagesende

KR berichtet, dass zwischen 16:30 und 18:00 Uhr regelmäßig noch organisatorische Fragen zu laufenden Veröffentlichungen eingehen. Künftig wird für diesen Zeitraum täglich eine Person aus der Kundenbetreuung als Spätkontakt eingeteilt. Sie beantwortet allgemeine Fragen und leitet nur wirklich dringende redaktionelle Anliegen weiter. An Tagen mit Spätdienst beginnt diese Person entsprechend später. Die tägliche Arbeitszeit bleibt dadurch unverändert. Die übrigen Beschäftigten der Redaktion müssen nach ihrem regulären Dienstende nicht vorsorglich erreichbar bleiben. Der Einsatzplan wird jeweils für vier Wochen erstellt.

TOP 4 – Übergabe dringender Projekte

BN erläutert ein neues Verfahren für Fälle, in denen die ursprünglich zuständige Person ein laufendes Projekt kurzfristig nicht weiterbearbeiten kann. Bei Projekten mit einer Abgabe innerhalb der nächsten drei Werktage wird eine kurze digitale Übergabe erstellt. Darin werden Bearbeitungsstand, offene Entscheidungen, nächste Frist und Ansprechpartner auf Kundenseite festgehalten. Wer das Projekt übernimmt, entscheidet anschließend die Redaktionsleitung. Bei Projekten ohne kurzfristige Frist genügt zunächst ein Hinweis im Projektmanagementsystem. Eine ausführlichere Übergabe ist daher nicht bei jedem laufenden Projekt verpflichtend. Die neu zuständige Person bestätigt anschließend im System, dass sie die Informationen übernommen hat.

TOP 5 – Kurzfristige Änderungsaufträge

KR berichtet, dass Kunden nach einer abgeschlossenen Freigaberunde gelegentlich zusätzliche Textänderungen wünschen. Zunächst wird unterschieden, ob die Änderung aufgrund eines Fehlers des Unternehmens notwendig ist oder ob es sich um einen neuen Kundenwunsch handelt. Eigene Fehler werden ohne Zusatzkosten korrigiert. Bei einem neuen Kundenwunsch prüft die Redaktion zunächst den zusätzlichen Aufwand und den möglichen Fertigstellungstermin. Danach erstellt die Kundenbetreuung eine Ergänzung zum bestehenden Auftrag. Erst wenn der Kunde diese Ergänzung bestätigt, wird die zusätzliche Arbeit verbindlich eingeplant. Der ursprünglich vereinbarte Veröffentlichungstermin kann sich dadurch verändern.

TOP 6 – Sonstiges

DW schlägt vor, die neuen Fokusblöcke und den Spätdienst getrennt auszuwerten. SA erstellt dafür ein anonymes Formular. Gefragt wird unter anderem nach Unterbrechungen, Überstunden und Schwierigkeiten bei der Weitergabe dringender Informationen. Die erste Auswertung erfolgt am 24. Juni. Erst danach wird entschieden, welche Regelungen unverändert fortgeführt oder angepasst werden.