17 Упражнение – Fachveranstaltung, Demonstrationsbereich und Nachbereitung

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Leichtgriff Werkzeugtechnik GmbH
Datum: 9. Januar 20XX, 10:00–11:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum der Zentrale

Anwesende:Sonja Beck (SB, Geschäftsführung)
Karim Wolf (KW, Vertrieb)
Anne Peters (AP, Produktentwicklung)
Daniel Frank (DF, Kommunikation)
Miriam Keller (MK, Verwaltung)

Sitzungsleitung: Sonja Beck
Protokollführung: Miriam Keller

Tagesordnung

1. Stand der Vorbereitung
2. Schwerpunkt des Messeauftritts
3. Demonstrationsbereich am Stand
4. Betreuung der Besucher
5. Auswertung nach der Veranstaltung
6. Sonstiges

TOP 1 – Stand der Vorbereitung

MK berichtet, dass die Teilnahme an der Fachveranstaltung im März verbindlich bestätigt wurde. Der Veranstalter hat dem Unternehmen einen Stand in Halle 4 zugeteilt. Auch die Größe der Fläche steht bereits fest. Die genaue Position innerhalb der Halle kann sich allerdings noch verändern, da mehrere Aussteller ihre gebuchten Flächen derzeit anpassen. Für die Bestellung von Möbeln, Stromanschlüssen und Demonstrationstechnik reicht die bestätigte Standgröße bereits aus. Mit dem Druck von Wegweisern und Materialien, auf denen die genaue Standnummer genannt wird, soll dagegen noch gewartet werden. Diese Materialien werden erst gedruckt, wenn die endgültige Position vom Veranstalter bestätigt wurde.

TOP 2 – Schwerpunkt des Messeauftritts

DF erläutert, dass der diesjährige Messeauftritt nicht hauptsächlich auf möglichst viele direkte Verkäufe ausgerichtet werden soll. In Kundengesprächen habe sich gezeigt, dass viele Interessierte einzelne Werkzeuge kennen, aber unsicher sind, welche Geräte bei bestimmten Arbeitsschritten sinnvoll miteinander kombiniert werden können. Deshalb werden für drei typische Anwendungsbereiche komplette Arbeitsabläufe gezeigt. Preislisten liegen weiterhin am Stand aus, und konkrete Bestellanfragen können an den Vertrieb weitergegeben werden. Die Zahl der direkt abgeschlossenen Verkäufe wird ebenfalls erfasst, ist aber nicht das zentrale Kriterium für den Erfolg des Messeauftritts. Nach der Veranstaltung soll insbesondere ausgewertet werden, zu welchen Anwendungen besonders viele fachliche Fragen gestellt wurden.

TOP 3 – Demonstrationsbereich am Stand

AP plant einen kleinen Demonstrationsbereich mit vorbereiteten Werkstücken. Beschäftigte zeigen dort typische Arbeitsschritte. Danach dürfen Besucher bestimmte Geräte selbst ausprobieren. Diese Möglichkeit gilt jedoch nur für ausdrücklich gekennzeichnete Testgeräte und nur unter Aufsicht eines Mitarbeiters. Zwei neu entwickelte Werkzeuge werden ebenfalls am Stand präsentiert. Da deren abschließende technische Prüfung noch läuft, dürfen Besucher diese Modelle weder selbst benutzen noch bestellen. Auch ein konkreter Termin für den Marktstart wird auf der Messe noch nicht veröffentlicht. Interessierte Besucher können lediglich ihre Kontaktdaten hinterlassen, um später weitere Produktinformationen zu erhalten.

TOP 4 – Betreuung der Besucher

KW schlägt vor, das Standteam nach Aufgaben aufzuteilen. Beschäftigte mit technischem Hintergrund übernehmen die Demonstrationen und beantworten detaillierte Produktfragen. Andere Teammitglieder führen erste Gespräche mit Interessierten und klären, ob ein konkreter geschäftlicher Bedarf besteht. Für besonders stark besuchte Zeiten sind zusätzlich zwei studentische Aushilfen vorgesehen. Sie begrüßen Besucher, verteilen Informationsmaterial, füllen Broschüren nach und unterstützen bei der Vereinbarung von Gesprächsterminen. Technische Beratung, verbindliche Preisangaben und Produktzusagen gehören dagegen nicht zu ihren Aufgaben. Vor Messebeginn erhalten die Aushilfen eine kurze organisatorische Einweisung.

TOP 5 – Auswertung nach der Veranstaltung

MK stellt das Verfahren für die Nachbereitung vor. Nach jedem relevanten Gespräch wird der Kontakt gespeichert und einer von drei Kategorien zugeordnet:

• Produktinformation
• konkretes Projekt
• allgemeiner Austausch

Innerhalb von zwei Arbeitstagen nach Messeende überprüft ein Vertriebsmitarbeiter die Einträge. Bei einem konkreten Projekt wird ein persönlicher Ansprechpartner festgelegt. Bei einer reinen Informationsanfrage werden zunächst nur die angeforderten Unterlagen verschickt. Bei einem allgemeinen Austausch ist eine weitere Kontaktaufnahme nur vorgesehen, wenn dies im Gespräch vereinbart wurde. Nicht jeder gespeicherte Messekontakt erhält somit dieselbe Nachbearbeitung. Nach vier Wochen wertet DF aus, welche Gesprächsarten tatsächlich zu weiteren Kontakten geführt haben.

TOP 6 – Sonstiges

MK weist darauf hin, dass einige Beschäftigte bereits am Vorabend anreisen müssen, weil der Aufbau am ersten Messetag um 7:00 Uhr beginnt. Für diese Personen reserviert die Verwaltung eine zusätzliche Hotelnacht. Beschäftigte, die erst später am ersten Messetag eingesetzt werden, reisen dagegen am Morgen an. Die Teamleitungen melden MK bis zum 31. Januar, welche Personen für den frühen Aufbau benötigt werden. Die nächste Sitzung findet am 7. Februar um 10:00 Uhr statt.