01 Упражнение – Gerätewartung, Ersatzteilpool und digitale Dokumentation

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Nordblick Prüftechnik GmbH
Datum: 6. November 20XX, 10:00–11:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum 4

Anwesende:Laura König (LK, Geschäftsführung)
Deniz Öztürk (DÖ, Werkstatt)
Hannah Lorenz (HL, Einkauf)
Robert Mai (RM, Kundenservice)
Sofia Berger (SB, Controlling)

Sitzungsleitung: Laura König
Protokollführung: Sofia Berger

Tagesordnung

1. Rückblick auf die letzte Sitzung
2. Auswertung der Wartungszeiten
3. Einrichtung eines Ersatzteilpools
4. Digitale Wartungsnachweise
5. Pilotphase für mobile Prüfgeräte
6. Sonstiges

TOP 1 – Rückblick auf die letzte Sitzung

LK eröffnet die Besprechung. RM weist darauf hin, dass im Protokoll der letzten Sitzung der Beginn einer Kundenschulung mit dem 4. Dezember angegeben wurde. Vereinbart worden war jedoch der 11. Dezember. SB korrigiert ausschließlich dieses Datum. Der übrige Inhalt des Protokolls bleibt unverändert. Weitere Änderungswünsche gibt es nicht. Anschließend wird das Protokoll angenommen. Die heutige Tagesordnung wird ohne Ergänzungen bestätigt.

TOP 2 – Auswertung der Wartungszeiten

DÖ präsentiert die Daten der vergangenen drei Monate. Bei Standardwartungen ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit von sechs auf viereinhalb Arbeitstage gesunken. Anders sieht es bei Geräten aus, für die spezielle Bauteile bestellt werden müssen. Dort entstehen weiterhin längere Wartezeiten. Besonders betroffen sind ältere Messgeräte, weil passende Komponenten teilweise erst beim Hersteller angefragt werden müssen. DÖ weist darauf hin, dass die reine Arbeitszeit in der Werkstatt bei diesen Geräten nicht wesentlich höher ist. Die Verzögerungen entstehen hauptsächlich während der Beschaffung der benötigten Bauteile. LK möchte deshalb zunächst diesen Teil des Ablaufs verbessern. Eine Bearbeitungszeit von viereinhalb Tagen gilt also nicht für sämtliche Reparaturen.

TOP 3 – Einrichtung eines Ersatzteilpools

HL schlägt vor, häufig benötigte Bauteile für ältere Geräteserien künftig in begrenzter Menge vorrätig zu halten. Die Werkstatt hat eine Liste mit zwölf Komponenten erstellt, die in den vergangenen zwei Jahren mehrfach benötigt wurden. Zum Start werden allerdings nur die fünf am häufigsten verwendeten Teile eingelagert. Nach drei Monaten werden Reparaturdauer, tatsächlicher Verbrauch und Lagerkosten ausgewertet. Danach soll entschieden werden, ob weitere Komponenten in den Bestand aufgenommen werden. Eine Erweiterung auf alle zwölf Teile ist bisher nicht beschlossen.

TOP 4 – Digitale Wartungsnachweise

RM berichtet, dass Geschäftskunden zunehmend eine zusammenhängende Übersicht über bereits durchgeführte Wartungen wünschen. Momentan erhalten sie nach jeder Reparatur lediglich einen einzelnen PDF-Bericht. Die IT-Abteilung entwickelt deshalb eine neue Funktion im Kundenportal. In der ersten Version werden ausschließlich abgeschlossene Reparaturen und die dabei ausgeführten Wartungsarbeiten angezeigt. Geplante Wartungstermine und noch offene Kostenvoranschläge sollen möglicherweise später ergänzt werden. Zum Start sind diese Informationen jedoch nicht Bestandteil der Funktion. Die technischen Daten gibt weiterhin die Werkstatt ein. Der Kundenservice beantwortet lediglich Fragen der Kunden zur Nutzung des Portals.

TOP 5 – Pilotphase für mobile Prüfgeräte

LK informiert über drei neue mobile Prüfgeräte. Für die sechs Wochen dauernde Erprobung werden zwei Geräte dem Außendienst zur Verfügung gestellt. Das dritte bleibt in der Werkstatt und wird dort unter normalen Betriebsbedingungen eingesetzt. Während der Pilotphase werden Einsatzdauer, Zuverlässigkeit, Zeitersparnis und auftretende technische Probleme dokumentiert. SB wertet anschließend zusätzlich die Kosten aus. Erst nach Abschluss dieser Auswertung entscheidet die Geschäftsführung, ob weitere mobile Geräte angeschafft werden. Eine größere Bestellung wurde bislang weder erteilt noch genehmigt.

TOP 6 – Sonstiges

RM erinnert daran, dass für Geschäftskunden ab Dezember eine neue Servicenummer gilt. Die bisherige Nummer wird jedoch noch bis Ende Januar automatisch auf die neue Nummer weitergeleitet. Kunden werden vor der Umstellung per E-Mail informiert. Die nächste Besprechung findet am 15. Januar um 10:00 Uhr statt.