09 Exercise – Dienstwege, Mobilitätsbudget und Terminorganisation

Lesen Sie das folgende Sitzungsprotokoll. Entscheiden Sie bei den Aufgaben 14–18, welche Aussage mit den Informationen im Text übereinstimmt. Wählen Sie jeweils eine Antwort: a, b oder c. Tragen Sie Ihre Auswahl in den Antwortbogen ein.

Protokoll der Teambesprechung

Unternehmen: Grünblick Landschaftsplanung GmbH
Datum: 8. Oktober 20XX, 9:00–10:20 Uhr
Ort: Besprechungsraum im Obergeschoss

Anwesende:Eva Martens (EM, Geschäftsführung)
Hamid Keller (HK, Projektleitung)
Annika Seidel (AS, Verwaltung)
Viktor Brandt (VB, Buchhaltung)
Selin Maurer (SM, Betriebsrat)

Sitzungsleitung: Eva Martens
Protokollführung: Viktor Brandt

Tagesordnung

1. Rückmeldungen zu Außenterminen
2. Kombination mehrerer Projektbesuche
3. Kurzfristige Änderungen von Terminen
4. Mobilitätsbudget für Stadttermine
5. Reisen mit Übernachtung
6. Sonstiges

TOP 1 – Rückmeldungen zu Außenterminen

HK berichtet über die Auswertung der vergangenen drei Monate. Dabei ist aufgefallen, dass Beschäftigte an manchen Tagen mehrere kurze Termine in derselben Region einzeln angefahren haben. Dadurch entstanden zusätzliche Fahrzeiten, obwohl sich einzelne Termine teilweise miteinander verbinden ließen. Die Projektleitung soll deshalb künftig bereits bei der Wochenplanung prüfen, ob räumlich nahe Projektbesuche am selben Tag sinnvoll kombiniert werden können. Das ist jedoch nur möglich, wenn dadurch bereits mit Kunden vereinbarte Zeiten nicht verändert werden müssen. Eine Zusammenlegung ist also keine Pflicht, sondern hängt von den jeweiligen Terminen ab.

TOP 2 – Kombination mehrerer Projektbesuche

AS stellt ein neues Feld im internen Kalender vor. Dort können Mitarbeitende künftig zusätzlich angeben, in welchem Stadtteil oder welcher Region ein Außentermin stattfindet. Das System soll der Projektleitung helfen, geografisch nahe Termine leichter zu erkennen. Es berechnet jedoch weder automatisch die schnellste Route noch legt es fest, welche Termine zusammengelegt werden müssen. Auch gemeinsame Fahrten mehrerer Beschäftigter sind möglich, wenn ihre Termine zeitlich zusammenpassen. Eine gemeinsame Fahrt bleibt jedoch freiwillig und darf nicht dazu führen, dass bestätigte Kundentermine verschoben werden.

TOP 3 – Kurzfristige Änderungen von Terminen

HK erläutert, dass Kunden Baustellentermine gelegentlich kurzfristig verschieben. Bisher wurden solche Änderungen meistens nur per E-Mail an einzelne Beschäftigte weitergegeben. Künftig trägt die Projektleitung jede vom Kunden bestätigte Terminänderung zusätzlich in den zentralen Kalender ein. Die betroffene Person erhält anschließend automatisch eine Benachrichtigung. Hat ein Kunde lediglich nach einem anderen Termin gefragt, ohne ihn verbindlich zu bestätigen, darf der bestehende Termin noch nicht endgültig geändert werden. Damit soll verhindert werden, dass Mitarbeitende ihre Tagesplanung aufgrund einer noch unsicheren Information umstellen.

TOP 4 – Mobilitätsbudget für Stadttermine

EM stellt einen dreimonatigen Versuch für Termine innerhalb des Stadtgebiets vor. Die Projektteams erhalten dafür ein gemeinsames Mobilitätsbudget. Damit können je nach Situation Bus- und Bahntickets, Carsharing oder Taxifahrten bezahlt werden. Es gibt keine Vorgabe, grundsätzlich das billigste Verkehrsmittel auszuwählen. Berücksichtigt werden sollen unter anderem Entfernung, Zeitbedarf und der Transport von Arbeitsmaterial. Private Fahrten dürfen nicht aus dem Budget bezahlt werden. Nach drei Monaten wird ausgewertet, welche Verkehrsmittel tatsächlich genutzt wurden und welche durchschnittlichen Kosten pro Termin entstanden sind. Über eine dauerhafte Fortführung des Budgets wird erst nach dieser Auswertung entschieden.

TOP 5 – Reisen mit Übernachtung

VB berichtet, dass Mitarbeitende bei mehrtägigen Projektterminen ihre Hotels bisher häufig selbst gebucht und die Kosten später abgerechnet haben. Ab Januar übernimmt grundsätzlich die Verwaltung die Hotelbuchung, sobald Termin und Reisezeit verbindlich feststehen. Beschäftigte können Wünsche hinsichtlich Lage oder Ausstattung nennen. Möchten sie eine bestimmte Unterkunft selbst verbindlich buchen, benötigen sie dafür normalerweise vorher die Zustimmung der Verwaltung. Eine Ausnahme gilt, wenn eine Übernachtung unerwartet und sehr kurzfristig notwendig wird. Dann kann die Buchung direkt erfolgen. In diesem Fall müssen Begründung und Beleg anschließend eingereicht werden.

TOP 6 – Sonstiges

SM schlägt vor, nach Abschluss der dreimonatigen Testphase nicht nur die Kosten zu betrachten. AS erstellt deshalb eine kurze Befragung zu Wartezeiten, Transportmöglichkeiten für Arbeitsmaterial und Problemen bei kurzfristigen Terminänderungen. Die Rückmeldungen werden gemeinsam mit den Kostendaten ausgewertet. Die nächste Sitzung findet am 13. November um 9:00 Uhr statt.