22 Exercise - Abholung der Archivboxen zum falschen Zeitpunkt

Lesen und Schreiben im beruflichen Alltag

Sie bearbeiten eine Kundenanfrage im Auftrag Ihrer Teamleitung. Dazu liegen Ihnen eine interne E-Mail und die zugehörige Nachricht der Kundenseite vor. Lesen Sie beide Texte und wählen Sie bei den Aufgaben 19 und 20 jeweils eine Antwort aus. Nur eine Antwort ist richtig. Verfassen Sie anschließend bei Aufgabe 21 eine passende geschäftliche Antwort und berücksichtigen Sie dabei die Hinweise Ihrer Teamleitung.

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Interne E-Mail

Erhalten: Dienstag, 11:15 Uhr

Von: Henrik Jansen, Teamleitung Dokumentenservice

An: Derya Sommer

Betreff: WG: Abholung unserer Archivboxen

Hallo Frau Sommer,

bitte antworten Sie Frau Voss und entschuldigen Sie sich für die Probleme bei der gestrigen Abholung.

Wir haben die Auftragsdaten geprüft. Frau Voss hatte uns am Freitag schriftlich mitgeteilt, dass die Abholung der Archivboxen von 10:00 Uhr auf 14:00 Uhr verschoben werden muss. Unsere Kundenbetreuung hat diese Änderung im Auftrag gespeichert. Die aktualisierte Uhrzeit wurde jedoch nicht an die Tourenplanung weitergegeben.

Der Fahrer erhielt deshalb weiterhin den ursprünglichen Auftrag mit dem Zeitfenster von 10:00 bis 11:00 Uhr und erschien gestern um 10:15 Uhr beim Kunden.

Zu diesem Zeitpunkt waren die Unterlagen noch nicht vollständig sortiert. Außerdem war der Ladebereich durch eine Warenanlieferung belegt. Der Fahrer konnte deshalb nur sechs der insgesamt zwanzig vorgesehenen Archivboxen mitnehmen.

Wir holen die restlichen vierzehn Boxen morgen zwischen 14:00 und 15:00 Uhr ab. Für diese zusätzliche Fahrt entstehen der Kundin keine Kosten. Bitte fragen Sie Frau Voss, ob das Zeitfenster für sie passt.

Die bereits berechnete Zusatzpauschale von 80 Euro für die zweite Anfahrt wird vollständig storniert. Die vereinbarte Gebühr für die reguläre Abholung bleibt bestehen.

Künftig wird bei jeder nachträglichen Terminänderung automatisch eine neue Tourenbestätigung erstellt. Der zuständige Fahrer erhält den aktualisierten Auftrag erst, nachdem die Disposition die Änderung bestätigt hat.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Henrik Jansen

Nachricht der Kundin

Gesendet: Dienstag, 10:20 Uhr
**Von: Leonie Voss, Westtal Projektmanagement GmbH
**An: Henrik Jansen
**Betreff: Abholung unserer Archivboxen

Sehr geehrter Herr Jansen,

für gestern hatten wir die Abholung von zwanzig Archivboxen durch Ihr Unternehmen vereinbart.

Ursprünglich sollte Ihr Fahrer zwischen 10:00 und 11:00 Uhr kommen. Am Freitag habe ich Ihnen jedoch schriftlich mitgeteilt, dass wir die Abholung auf 14:00 Uhr verschieben müssen. Ihre Kundenbetreuung hat mir den Eingang dieser Änderung per E-Mail bestätigt.

Trotzdem erschien Ihr Fahrer gestern bereits um 10:15 Uhr.

Zu diesem Zeitpunkt waren mehrere Abteilungen noch mit der Sortierung ihrer Unterlagen beschäftigt. Außerdem wurde über unseren Ladebereich gerade eine größere Warenlieferung angenommen. Wir konnten dem Fahrer deshalb nur sechs bereits fertige Boxen übergeben.

Die restlichen vierzehn Boxen stehen inzwischen vollständig beschriftet zur Abholung bereit.

Heute haben wir allerdings in Ihrem Kundenportal gesehen, dass für eine zweite Anfahrt eine zusätzliche Gebühr von 80 Euro vorgesehen ist. Damit sind wir nicht einverstanden. Wir hatten die Terminänderung rechtzeitig mitgeteilt und von Ihnen eine Bestätigung erhalten.

Bitte teilen Sie uns mit, wann Sie die restlichen Boxen abholen können und ob die zusätzliche Gebühr tatsächlich berechnet wird.

Außerdem möchten wir wissen, wie Sie künftig sicherstellen, dass bestätigte Terminänderungen auch die eingesetzten Fahrer erreichen.

Mit freundlichen Grüßen

Leonie Voss

Westtal Projektmanagement GmbH

Aufgabe 21

Verfassen Sie im Namen Ihres Unternehmens eine Antwort auf die Kundennachricht. Berücksichtigen Sie die Anweisungen Ihrer Teamleitung und erläutern Sie das weitere Vorgehen. Formulieren Sie Ihre E-Mail sachlich und höflich, mit einer passenden Anrede und einem freundlichen Abschluss.