15 Exercise Zusammenarbeit mit Abstand

Lesen Sie beide Artikel. Entscheiden Sie anschließend bei den Aufgaben 6–10, welche Antwort a, b oder c jeweils zutrifft.

Ein kurzer Austausch am Nachbartisch, ein klingelndes Telefon, Schritte auf dem Flur: In einem gemeinsam genutzten Büro treffen verschiedene Tätigkeiten aufeinander. Während eine Mitarbeiterin Zahlen überprüft, klärt ein Kollege telefonisch eine Kundenfrage. Beide erledigen ihre Arbeit. Trotzdem kann dieselbe Situation für den einen gut funktionieren und die andere erheblich stören. Der Konflikt entsteht dann weniger aus mangelnder Rücksicht als aus unterschiedlichen Anforderungen an den Raum.

Eine naheliegende Lösung besteht darin, zusätzliche Rückzugsräume anzubieten. Damit ist allerdings noch nicht entschieden, wie sie genutzt werden sollen. Bleiben Beschäftigte, deren Aufgaben hohe Konzentration erfordern, regelmäßig an ihren Schreibtischen, während Besprechungsräume für Einzelarbeit gesperrt sind, verändert das zusätzliche Raumangebot wenig. Entscheidend ist deshalb nicht allein, welche Räume vorhanden sind. Auch die Regeln und Gewohnheiten müssen es ermöglichen, sie für die jeweils passende Tätigkeit zu verwenden.

Dabei lässt sich Arbeit nicht immer sauber in laute und leise Phasen aufteilen. Ein Gespräch kann unerwartet notwendig werden, eine gemeinsame Aufgabe plötzlich stilles Nachdenken verlangen. Starre Zuordnungen helfen in solchen Fällen nur begrenzt. Sinnvoller kann eine Kombination aus grundsätzlich vereinbarten Bereichen und kurzfristigen Absprachen sein. Wer für eine Stunde besondere Ruhe benötigt, muss dies dann nicht jedes Mal als persönlichen Sonderwunsch rechtfertigen.

Ob eine neue Raumaufteilung funktioniert, zeigt sich erst während der Nutzung. Ein selten besetzter Rückzugsraum ist dabei nicht zwangsläufig überflüssig. Vielleicht liegt er ungünstig, ist schlecht ausgestattet oder gilt unausgesprochen als Platz für besonders wichtige Personen. Eine reine Zählung freier Plätze erklärt diese Gründe nicht. Gespräche über konkrete Arbeitssituationen können sichtbar machen, was verändert werden müsste. Das Ziel besteht schließlich nicht darin, jeden Raum möglichst lückenlos zu belegen, sondern unterschiedliche Aufgaben unter brauchbaren Bedingungen zu ermöglichen. Ein gelegentlich freier Platz kann Teil dieser Beweglichkeit sein, statt ein Zeichen schlechter Planung zu bilden.

Eine Nachricht erscheint auf dem Bildschirm. Die Antwort dauert kaum eine Minute, danach geht es mit dem begonnenen Text weiter. Wenig später folgt die nächste Frage. Jede einzelne Unterbrechung wirkt klein. Über einen Arbeitstag verteilt können solche Kontakte jedoch dazu führen, dass eine Aufgabe immer wieder neu aufgenommen werden muss. Zur kurzen Antwort kommt dann die Zeit hinzu, die benötigt wird, um den vorherigen Gedankengang wiederzufinden.

Für Teams entsteht daraus ein praktisches Problem. Einerseits sollen Informationen rechtzeitig weitergegeben werden. Andererseits kann niemand jede Anfrage sofort bearbeiten und zugleich ungestört an längeren Aufgaben arbeiten. Besonders schwierig wird es, wenn bereits die technische Zustellung als Erwartung einer unmittelbaren Reaktion verstanden wird. Eine abgeschickte Nachricht sagt zunächst nur, dass eine Information übermittelt wurde. Wie schnell sie beantwortet werden muss, hängt von ihrem Inhalt und den gemeinsamen Absprachen ab.

Manche Teams unterscheiden deshalb zwischen verschiedenen Kontaktwegen. Dringende Fragen werden beispielsweise telefonisch geklärt, während gewöhnliche Nachrichten bis zum nächsten vereinbarten Zeitpunkt warten können. Eine solche Regel entlastet aber nur, wenn „dringend“ nicht einfach „für mich gerade wichtig“ bedeutet. Sonst wechseln die Unterbrechungen lediglich den Kanal. Hilfreich ist eine gemeinsame Vorstellung davon, welche Folgen eine verzögerte Antwort tatsächlich hätte und wann ein Anliegen deshalb Vorrang haben sollte.

Auch feste Zeiten ohne Nachrichten können unterschiedlich wirken. Wer in dieser Phase konzentriert arbeitet, gewinnt möglicherweise viel. Andere benötigen gerade dann eine Auskunft, um überhaupt weiterzukommen. Ungestörte Arbeitszeiten sollten daher nicht unabhängig von den Aufgaben aller Beteiligten geplant werden. Gegebenenfalls bleibt eine Person für notwendige Rückfragen ansprechbar, während die übrigen abgeschirmt arbeiten. Diese Rolle kann wechseln. Entscheidend ist, dass Erreichbarkeit als gemeinsame Organisationsaufgabe verstanden wird und nicht als persönlicher Beweis von Einsatzbereitschaft. Wer später antwortet, arbeitet nicht zwangsläufig weniger engagiert. Vielleicht sorgt gerade diese Verzögerung dafür, dass eine andere vereinbarte Aufgabe zuverlässig fertig wird. Verlässlichkeit zeigt sich dann darin, dass Erwartungen klar sind und eingehalten werden.