11 Übung - Falsche Pausenzeiten in der Zeiterfassung

Sie bearbeiten eine Kundenanfrage im Auftrag Ihrer Teamleitung. Dazu liegen Ihnen eine interne E-Mail und die zugehörige Nachricht der Kundenseite vor. Lesen Sie beide Texte und wählen Sie bei den Aufgaben 19 und 20 jeweils eine Antwort aus. Nur eine Antwort ist richtig. Verfassen Sie anschließend bei Aufgabe 21 eine passende geschäftliche Antwort und berücksichtigen Sie dabei die Hinweise Ihrer Teamleitung.

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Interne E-Mail

Erhalten: Dienstag, 10:50 Uhr

Von: Vera Schubert, Leitung Software-Support

An: Ben Albrecht

Betreff: WG: Pausenzeiten werden weiterhin falsch berechnet

Hallo Herr Albrecht,

bitte antworten Sie Herrn Wendt und entschuldigen Sie sich dafür, dass wir das Problem beim letzten Supporttermin nicht vollständig erkannt haben.

Wir haben die Protokolldaten seines Firmenkontos inzwischen ausgewertet. Die Beschäftigten erfassen ihre Arbeitszeiten korrekt. Für die Abteilung „Kundenservice“ ist jedoch noch eine ältere Schichtvorlage gespeichert. Diese zieht bei Arbeitstagen von mehr als sechs Stunden automatisch 45 Minuten Pause ab. Für die aktuelle Arbeitszeitregelung des Unternehmens müssten jedoch nur 30 Minuten berücksichtigt werden.

Beim letzten Termin wurde lediglich die Einstellung für einzelne Mitarbeitende angepasst. Sobald für den folgenden Monat ein neuer Dienstplan erstellt wird, übernimmt das System wieder die alte Abteilungsvorlage. Deshalb tritt das Problem erneut auf.

Bieten Sie Herrn Wendt für morgen um 9:00 Uhr einen kostenlosen Onlinetermin an. Unser Support wird dabei die zentrale Vorlage korrigieren und anschließend gemeinsam mit ihm die Berechnung für zwei Beispielschichten überprüfen.

Bereits abgeschlossene Monatsdaten müssen nicht neu eingegeben werden. Nach der Änderung können die betroffenen Zeitkonten automatisch neu berechnet werden.

Bitte fragen Sie Herrn Wendt, ob der Termin für ihn passt. Teilen Sie ihm außerdem mit, dass wir ihm anschließend eine kurze Anleitung zur Verwaltung der Schichtvorlagen schicken.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Vera Schubert

Nachricht des Kunden

Gesendet: Dienstag, 09:35 Uhr
**Von: Stefan Wendt, Wegweiser Personalservice GmbH
**An: Vera Schubert
**Betreff: Pausenzeiten werden weiterhin falsch berechnet

Sehr geehrte Frau Schubert,

leider haben wir erneut Schwierigkeiten mit der automatischen Berechnung der Arbeitszeiten in Ihrem System.

Bereits vor zwei Wochen hatten wir uns an Ihren Support gewandt, weil bei mehreren Beschäftigten täglich 45 Minuten Pause abgezogen wurden, obwohl laut unserer aktuellen Regelung nur 30 Minuten berücksichtigt werden sollen. Während des damaligen Onlinetermins wurden einige Einstellungen geändert. Danach sahen die Zeitkonten zunächst korrekt aus.

Seit wir gestern den Dienstplan für den kommenden Monat angelegt haben, werden bei denselben Beschäftigten jedoch wieder 45 Minuten abgezogen. Wir haben kontrolliert, ob die Arbeitszeiten oder Pausen von unseren Mitarbeitenden falsch eingetragen wurden. Das ist nicht der Fall.

Besonders problematisch ist die Situation, weil wir Ende der Woche die Daten für die Lohnabrechnung exportieren müssen. Bei rund 40 Beschäftigten möchten wir die Zeitkonten nicht einzeln von Hand korrigieren.

Bitte prüfen Sie deshalb, warum die bereits vorgenommenen Änderungen offenbar nicht dauerhaft gespeichert bleiben. Außerdem möchten wir wissen, ob auch die schon erfassten Daten automatisch korrigiert werden können.

Die von Ihnen angeforderten Systemprotokolle haben wir gestern hochgeladen.

Mit freundlichen Grüßen

Stefan Wendt Wegweiser Personalservice GmbH

Aufgabe 21

Verfassen Sie im Namen Ihres Unternehmens eine Antwort auf die Kundennachricht. Berücksichtigen Sie die Anweisungen Ihrer Teamleitung und erläutern Sie das weitere Vorgehen. Formulieren Sie Ihre E-Mail sachlich und höflich, mit einer passenden Anrede und einem freundlichen Abschluss.