21 Übung - Unberechtigte Expresspauschale auf der Servicerechnung

Lesen und Schreiben im beruflichen Alltag

Sie bearbeiten eine Kundenanfrage im Auftrag Ihrer Teamleitung. Dazu liegen Ihnen eine interne E-Mail und die zugehörige Nachricht der Kundenseite vor. Lesen Sie beide Texte und wählen Sie bei den Aufgaben 19 und 20 jeweils eine Antwort aus. Nur eine Antwort ist richtig. Verfassen Sie anschließend bei Aufgabe 21 eine passende geschäftliche Antwort und berücksichtigen Sie dabei die Hinweise Ihrer Teamleitung.

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Interne E-Mail

Erhalten: Mittwoch, 11:40 Uhr

Von: Bettina Krüger, Teamleitung Vertragsservice

An: Adam Winter

Betreff: WG: Expresspauschale für den Technikereinsatz

Hallo Herr Winter,

bitte beantworten Sie die Nachricht von Frau Dorn und entschuldigen Sie sich für die fehlerhafte Berechnung.

Wir haben den Servicevertrag und den Einsatz vom vergangenen Freitag geprüft. Frau Dorn hat recht: Für ihren Tarif „Business Plus“ sind zwei dringende Technikereinsätze pro Vertragsjahr ohne zusätzliche Expresspauschale enthalten. Der Termin am Freitag war erst der zweite entsprechende Einsatz in diesem Vertragsjahr.

Die Pauschale von 120 Euro wurde automatisch berechnet, weil der Einsatz im System versehentlich als Einzelleistung statt als Vertragsleistung erfasst wurde.

Bitte teilen Sie Frau Dorn mit, dass wir die Position vollständig aus der Rechnung entfernen. Sie hat die Rechnung noch nicht bezahlt und soll deshalb nur den korrigierten Betrag überweisen. Eine Gutschrift oder spätere Erstattung ist nicht erforderlich.

Die korrigierte Rechnung über 680 Euro wird ihr noch heute per E-Mail zugesandt. Die ursprüngliche Rechnung über 800 Euro wird gleichzeitig storniert.

Bestätigen Sie bitte außerdem, dass ein weiterer dringender Einsatz im laufenden Vertragsjahr gemäß ihrem Tarif kostenpflichtig wäre. Die regulären Servicetermine bleiben davon unberührt.

Künftig zeigt unser System bei der Auftragserfassung automatisch an, wie viele kostenfreie Express-Einsätze im jeweiligen Vertrag noch verfügbar sind.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Bettina Krüger

Nachricht der Kundin

Gesendet: Mittwoch, 10:50 Uhr
**Von: Carina Dorn, Dorn Immobilienverwaltung GmbH
**An: Bettina Krüger
**Betreff: Expresspauschale für den Technikereinsatz

Sehr geehrte Frau Krüger,

gestern haben wir Ihre Rechnung für den Technikereinsatz vom vergangenen Freitag erhalten. Darin werden neben den regulären Arbeiten zusätzlich 120 Euro als „Express-Service“ berechnet.

Diese Position können wir nicht nachvollziehen.

Wir haben bei Ihnen den Wartungstarif „Business Plus“ abgeschlossen. Laut unserem Vertrag sind pro Vertragsjahr zwei kurzfristige Technikereinsätze ohne zusätzliche Expresspauschale enthalten.

In diesem Vertragsjahr haben wir diese Leistung bisher nur einmal in Anspruch genommen, und zwar im Februar. Der Einsatz am vergangenen Freitag müsste somit der zweite enthaltene Termin sein.

Vor der Terminvereinbarung hatte ich außerdem ausdrücklich gefragt, ob zusätzliche Kosten entstehen. Ihre Mitarbeiterin teilte mir telefonisch mit, dass der Einsatz noch durch unseren Vertrag abgedeckt sei.

Die übrigen Positionen auf der Rechnung sind für uns nachvollziehbar. Wir bitten Sie daher lediglich, die Expresspauschale zu prüfen und uns gegebenenfalls eine korrigierte Rechnung zu schicken.

Da die Zahlungsfrist erst Ende nächster Woche abläuft, haben wir bislang noch keinen Betrag überwiesen.

Bitte bestätigen Sie uns außerdem, ob nach diesem Einsatz noch weitere kostenfreie Express-Termine in diesem Vertragsjahr zur Verfügung stehen.

Mit freundlichen Grüßen

Carina Dorn

Dorn Immobilienverwaltung GmbH

Aufgabe 21

Verfassen Sie im Namen Ihres Unternehmens eine Antwort auf die Kundennachricht. Berücksichtigen Sie die Anweisungen Ihrer Teamleitung und erläutern Sie das weitere Vorgehen. Formulieren Sie Ihre E-Mail sachlich und höflich, mit einer passenden Anrede und einem freundlichen Abschluss.